Fastidiar reuniones

Al dar continuidad al post El enemigo no es la reunión trataremos hoy de cómo desde el mismo comienzo de esos encuentros actúan saboteadores conscientes o no para estropearlas o echarlas a perder.

Desde el mismo momento de declararse el inicio, hay fuerzas que actúan para causar incomodidades y volver desagradable una acción que nadie debiera rechazar si está interesados en solucionar problemas o avanzar en alguna tarea beneficiosa.

No necesariamente tiene que ser un mal intencionado o alguien de mala fe quien haga abortar los más nobles intentos, ni tampoco la culpa recae solo en los convocados, sino también quienes las presiden o conducen tienen alta responsabilidad.

Y en no pocos casos, la causa de se estropeen las reuniones está en la falta de capacitación y conocimientos para prepararlas previamente y durante su desarrollo, dirigirlas de manera que no se desorganicen.

También, por supuesto, está que los participantes no saben cómo lograr el mayor beneficio de esos actos en los que se escatiman minutos y se pierden horas en hablar y escuchar intervenciones que no rinden ningún fruto sino que es tiempo negativamente perdido.

Una frecuente contrariedad es la impuntualidad, tanto de los que deben presidirla, como de los citados, pues la primera causa tardanzas en el inicio, y los segundos, intervienen y piden abordar temas ya tratados o repiten loque ya antes expresaron.

El cansancio o hastío también es provocado por el desorden causado por irrespetar el orden del día por parte de quienes, sin haberse cerrado el debate de un asunto, introducen otro que por muy importante que sea, nada tiene que ver con lo previsto.

Esos imprevistos provocan que al estar fuera de la agenda de discusión, no hay suficiente preparación para abordar el problema y ello desvía la atención hacia los que sí están planificados y con aseguramiento pasra encausar soluciones.

Tales desaguisados convierten la reunión en una conversación generalizada en la que uno da un criterio, el otro lo contradice, en el mejor de los casos un tercero expone no entender de qué se trata, pero también hay quienes intervienen sobre lo que malinterpretaron.

Si el moderador de la reunión no sabe cómo cortar esas interrupciones, cualquier toma la palabra y hace una disertación a tontas y a locas, pero logra protagonismo excesivo, la reunión irá directamente al fracaso.

Quienes dirigen la actividad, también deben tener conocimientos de cómo detectar a los más callados y estimularlos a que expresen sus criterios o dudas, pues al haber un desequilibrio en la participación, se sentirán frustrados.

Otra manera de sabotear la reunión es la de crear pequeñas reuniones que comienzan con el susurro entre dos y luego pueden incrementar los participantes que critican lo dicho o acordado, crean mal ambiente, y distracciones que motivan intervenciones para pedir aclaraciones de temas debatidos.

Y aunque quedaron para el final, los nuevos aparatos se agregan a los elementos que pueden romper la atención no solo del portador del celular dotado de juegos, chats u otras aplicaciones, sino la de quienes lo rodean, pues mientras la reunión se desarrolla, están ciberdistraidos.

Dejaremos para otro viernes, tratar el tema de las reuniones a través de las nuevas tecnologías, que si bien son muy útiles, también tienen sus requisitos para no fastidiarse.